Wist u dat standaard emailverkeer van mailserver naar mailserver niet versleuteld is? 

Heel veel informatie die we heden hebben en uitwisselen is in digitale vorm. E-mails, Word documenten, Excel bestanden, PDF documenten, foto’s, noem maar op. Het digitaal opslaan en uitwisselen is makkelijk, snel en eenvoudig. Echter aan deze eigenschappen zitten ook risico’s, de beveiliging hiervan. Wie mag het lezen, is de geadresseerde wel echt wie hij/zij is. Wordt het bestand niet ten onrechte gedeeld met een ander.

Wet datalekken

Naast het feit dat men zelf mogelijk niet wil dat gegevens ten onrechte worden ingezien is er ook een wet bijgekomen die toeziet op de privacy van persoonsgegevens. Per 1 januari 2016 is de wet meldplicht datalekken ingegaan. Deze meldplicht houdt in dat iedereen (elke organisatie) direct een melding moet doen aan het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP), zodra er een datalek* is ontstaan. Niet gemelde lekken kunnen worden bestraft met boetes oplopend tot € 820.000,-. De boetes worden mede bepaald door het niet op orde hebben van de beveiliging van de persoonsgegevens. De doelstelling van deze wet is niet om boetes op te leggen, maar om te voorkomen dat datalekken gaan ontstaan. Voorkomen is beter dan genezen.

*een datalek kan zijn foutieve emailadressering, of bestanden per ongeluk versturen.

RelaQs veilige communicatie

U kunt uw bestanden en mailberichten met RelaQs veilige communicatie beschermen tegen onrechtmatig gebruik en inzage. RelaQs veilige communicatie is een beheerde dienst die u kunt afnemen om uw bestanden en e-mailcommunicatie te versleutelen en te beschermen tegen onrechtmatig gebruik/inzage.

Features:

  • Bestanden echt als alleen lezen delen (dus geen kopie mogelijk, ook geen tekst selectie)
  • Beveiligd delen binnen en buiten de organisatie/netwerk
  • Toegang tot bestand regelen op gebruiker niveau (lees/wijzig)
  • E-mail op basis van regels (inhoud/adressering) versleuteld versturen
  • Beveiligen van MS Office bestanden, PDF, Tekst, XML, JPEG
  • Werkt op Windows (Server/desktop/phone), Android toestellen, iOS toestellen, Mac OS X
  • Werkt met Exchange 2010 en hoger, MS Office 365, MS Office SharePoint Server 2010 en hoger
  • Audit trail van de beveiligde mail/bestanden (zien wie en wanneer bestand opent)
  • Beveiliging data governance door middel van hints en tips bij opstellen email

* Data governance (DG) is het gehele beleid ten aanzien van beschikbaarheid, bruikbaarheid, integriteit en beveiliging van gegevens in de gehele organisatie.

Hoe werkt het

ArchiLogiQ gaat met uw organisatie een beleidsdocument opstellen waarin staat onder welke condities email beveiligd moet worden verzonden. Deze beleidsregels worden geïmplementeerd in uw emailsysteem (MS Exchange op locatie of MS Office 365). Tevens stellen we een aantal sjablonen op voor het delen van bestanden en e-mail. Deze sjablonen worden beschikbaar gesteld op de werkplekken van uw organisatie. Op het moment dat er een mail verstuurd wordt kan men zelf kiezen of iets wordt beveiligd of dit geschiedt automatisch op basis van de regels die zijn opgesteld. RelaQs beveiligde communicatie is gebaseerd op het Microsoft Azure Rights Management platform.

2015030520_48_48whatisazurerightsmanagement_1

Wat kost het?

De kosten zijn € 4,50 per gebruiker per maand. Externe gebruikers die bestanden openen of e-mail lezen tellen niet mee in deze telling. Met dit abonnement mogen de gebruikers bestanden delen, e-mail versleuteld vesturen. Daarnaast kan men gebruikmaken van de support desk ondersteuning in het gebruik van de dienst.

Daarnaast zijn er nog éénmalige projectkosten voor het inregelen van de dienst in uw organisatie, welke afhankelijk zijn van de omvang en complexiteit van de implementatie.

Bij de inrichting worden handleidingen beschikbaar gesteld over de werking van de dienst. Het is echter aan te bevelen dat uw medewerkers een training/instructie krijgen, zodat men vol vertrouwen het product gaat gebruiken.

Wilt u meer informatie?